مطلوب مساعد تنفيذي في مجموعة شلهوب بجدة
المهام الوظيفية :
الدعم التنفيذي وإدارة الاتصالات
العمل كنقطة اتصال رئيسية بين مكتب المدير العام وأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين وضمان التواصل الواضح والمهني وفي الوقت المناسب
فرز المكالمات والمراسلات والوثائق الواردة وتحديد أولوياتها وإدارتها الرد بشكل مستقل عند الاقتضاء وتصعيد المسائل الحرجة مع تقديم التوصيات.
مراجعة الوثائق الرئيسية وإطلاع المدير العام على الأولويات والمخاطر والإجراءات المطلوبة.
الاجتماعات والفعاليات وتنسيق المشاريع
تنظيم الاجتماعات وتنسيقها والمشاركة فيها مع ضمان إدارة جداول الأعمال والمواد والمتابعات بكفاءة.
تخطيط وإدارة الفعاليات والارتباطات على مستوى الإدارة التنفيذية حسب الحاجة.
تنسيق وتيسير زيارات كبار الشخصيات وأصحاب المصلحة إلى المنظمة.
تخطيط وتنظيم وتنفيذ التوجيهات والمهام الخاصة نيابةً عن المدير العام.
المساعدة في إعداد العروض التقديمية والتقارير والوثائق الأخرى حسب الحاجة.
التواصل مع أصحاب المصلحة وإدارة العلاقات
بناء علاقات مهنية قوية والحفاظ عليها مع الإدارة العليا والشركاء الخارجيين والعملاء.
التواصل الفعال بين الأقسام ومع الجهات الخارجية نيابةً عن المدير العام.
التمثيل الأمثل للمجموعة بأعلى مستويات المهنية.
إعداد التقارير والبحوث والدعم الاستراتيجي
إعداد التقارير والعروض التقديمية ومواد الإحاطة حسب طلب المدير العام.
إجراء البحوث وجمع البيانات بما في ذلك التقارير التحليلية والإحصائية.
التقويم والسفر والشؤون الإدارية الإدارة
إدارة جدول أعمال المدير العام وتحديد المواعيد وضمان الإدارة المثلى للوقت.
تنسيق ترتيبات السفر بما في ذلك خطط الرحلات والخدمات اللوجستية وتتبع النفقات بالتعاون مع الإدارات المعنية.
القيام بالمهام المكتبية العامة مثل طلب اللوازم المكتبية وصيانة أنظمة إدارة السجلات.
