مطلوب مسؤول حسابات الدفع في فنادق ومنتجعات إنتركونتيننتال بتبوك
المهام الوظيفية:
استلم تقارير الاستلام والفواتير الأصلية من قسم مراقبة التكاليف.
تأكد من أن قسم مراقبة التكاليف قد راجع جميع البضائع المستلمة والفواتير.
طابق الفواتير مع أوامر الشراء وتقارير الاستلام، وتحقق من الكميات والأسعار والموافقات.
تأكد من أن جميع الفواتير تحمل الموافقات والتوقيعات المعتمدة المطلوبة.
تحقق من التمديدات والمجاميع في جميع الفواتير.
راجع الفواتير للتأكد من شروط الدفع والخصومات وتواريخ الاستحقاق.
احفظ الفواتير وأوامر الشراء وتقارير الاستلام في ملفات حتى يحين موعد سدادها.
جهّز قسائم الدفع وقدّمها للموافقة قبل معالجة المدفوعات.
عالج مدفوعات الموردين عن طريق الشيكات أو التحويلات المصرفية أو غيرها من طرق الدفع المعتمدة.
احتفظ بسجلات لجميع المدفوعات التي تمت يوميًا.
أدخل جميع القسائم في سجل القسائم، وتأكد من تسجيل الالتزامات بدقة.
تأكد من استحقاق جميع المشتريات المستلمة حتى نهاية الشهر وتسجيلها بشكل صحيح.
اجمع ووازن سجل القسائم، وجهّز قسائم القيد المحاسبي لترحيلها إلى دفتر الأستاذ العام.
مطابقة أرصدة حسابات الدفع والفواتير غير المدفوعة مع دفتر الأستاذ العام في نهاية كل شهر.
التأكد من إغلاق سجل الفواتير وموازنته وإعداد ملخص شهري بحلول اليوم السادس من أيام العمل التالية لنهاية الشهر.
الحفاظ على أنظمة حفظ ملفات مناسبة للفواتير المدفوعة وغير المدفوعة.
مطابقة كشوفات الموردين والتحقق من أي اختلافات فورًا.
التنسيق مع الموردين والإدارات الداخلية بشأن الفواتير ومشاكل الدفع.
إعداد تقارير أعمار حسابات الدفع والمساعدة في تخطيط التدفقات النقدية.
مراجعة الأرقام والقيود والمستندات للتأكد من صحة الإدخال والدقة الحسابية ورمز الحساب الصحيح.
استخدام برامج المحاسبة لتسجيل وتخزين وتحليل المعلومات المالية.
الامتثال لسياسات وإجراءات ولوائح الحكومة والشركة.
تصنيف وتسجيل وتلخيص المعاملات المالية للحفاظ على سجلات محاسبية دقيقة.
تجميع التقارير الإحصائية والمالية والمحاسبية وتقارير التدقيق المتعلقة بالنفقات وحسابات الدفع.
ترميز المستندات المحاسبية وفقًا لإجراءات الشركة.
الوصول إلى المعلومات المالية المحوسبة للإجابة على الأسئلة العامة وتلك المتعلقة بحسابات الموردين.
إبلاغ رئيس قسم المحاسبة بأي شكاوى أو مشاكل قد تطرأ.
الاستجابة الفورية للمشاكل التشغيلية اليومية واقتراح حلول فعّالة.
الحفاظ على مستوى عالٍ من المظهر الشخصي والنظافة الشخصية.
الإلمام بجميع إجراءات السلامة والأمن والطوارئ المتعلقة بمنصبي بما يتماشى مع متطلبات العلامة التجارية والمتطلبات القانونية.
ضمان خصوصية النزلاء والشركاء ومالكي الوحدات السكنية من خلال حماية البيانات الشخصية الحساسة واستخدام المعلومات السرية فقط لأداء مهام وظيفتي.
ضمان نظافة جميع معدات القسم وصيانتها بشكل جيد.
حضور الاجتماعات والدورات التدريبية حسب الحاجة.
تنفيذ أي مهام إضافية يكلفني بها المشرف أو الإدارة.
