مطلوب مسؤول أرشفة بشركة الحناكي للتطوير العقاري بجدة
المهام الوظيفية :
تنظيم وإدارة وتوثيق و ارشفة جميع المستندات والمراسلات المتعلقة بالشركة
مراقب الوثائق والمستندات هو المسؤول عن كتابة العقود وارشفة الملفات والتأكد الدائم من سهولة وصول الموظفين إلى المستندات والوثائق اللازمة
إنشاء قوالب للمستندات لاستخدامها في المستقبل و إدارة تدفق الوثائق داخل المؤسسة
الحفاظ على السرية حول المعلومات الحساسة وشروط الاتفاق الخاصة بالمؤسسة.
الإشراف على استرجاع الملفات بسهولة حسب احتياج الموظفين والعملاء.
مراجعة وتحديث الوثائق والمستندات المختلفة مثل ملفات سير العمل.
متابعة عمليات النسخ والتخزين الخاص بالوثائق والمستندات.
إنشاء نظام لمساعدة الإدارة فيما يخص المستندات الورقية.
إعداد تقارير مخصصة عن المشاريع حسب احتياجات العمل.
مراجعة وصيانة الارشيف بالشكل الورقي وكذلك الالكتروني.
إعداد وإدارة الملفات والوثائق الخاصة بالمؤسسة.
متابعة ورفع التقارير عن سير الوثائق.
التحقق دقة تحرير الملفات المختلفة.
إدارة المستندات الفنية والإدارية
استلام تسجيل وتصنيف جميع المستندات الواردة والصادرة للمشاريع
إنشاء نظام فهرسة إلكتروني وورقي فعال وفق هيكل المشروع.
حفظ وتتبع جميع إصدارات المستندات الفنية.
تحديث قواعد البيانات وإشعارات الفرق المعنية بأي تعديلات أو نسخ جديدة.
التنسيق مع الفرق الفنية والإدارية والعمل مع فريق المبيعات و التسويق بخصوص ارشفة و حفظ المواد التسويقية و بيانات العملاء
العمل مع فريق الحسابات بشان ارشفة و حفظ المستندات و القيود
التنسيق مع الاستشاريين والمقاولين بخصوص الجداول الزمنية لتسليم المستندات الفنية.
متابعة حالة الخطابات و المراسلات والعقود و طلبات الشراء.
تزويد الإدارة بالتنبيهات في حال وجود مستندات متأخرة أو ناقصة.
المساهمة في إعداد تقارير التسليم النهائية وأرشفة المشروع بعد الانتهاء.
حفظ النسخ الأصلية في مواقع آمنة ومنظمة، ورقمية في نظام EDMS مع ضمان النسخ الاحتياط بشكل دوري .
التأكد من سهولة الوصول إلى المستندات لأي موظف مخوّل فقط.
الحفاظ على سرية المعلومات والمستندات الحساسة للمشاريع
