مطلوب مساعد تنفيذي في شركة العليان السعودية القابضة بالرياض
المهام الوظيفية :
أداء المهام الإدارية والسكرتارية ومساعدة السلطة التنفيذية.
الرد على الهواتف وتوجيه المكالمات إلى الشخص الصحيح أو استقبال الرسائل.
إعداد الرسائل والتي يمكن أن يتكون جزء منها أو جميعها أو تجميعها بناءً على المعرفة الشخصية بالموضوع.
إعداد ملفات المكتب والاحتفاظ بها والاحتفاظ بالمراسلات والتقارير للرجوع إليها وللعمليات الفعالة للمكتب.
قراءة وتحليل المذكرات الواردة وتوزيعها حسب الحاجة.
تحية الزوار وتحديد ما إذا كان ينبغي أن يكونوا قادرين على مقابلة المديرين التنفيذيين.
فتح وفرز وتوزيع الرسائل الواردة والبريد الإلكتروني والمراسلات الأخرى.
تقديم الدعم الإداري العام.
ترتيب الاجتماعات والمؤتمرات. يشمل تجهيز غرفة الاجتماعات.
اتخاذ ترتيبات السفر للموظفين التنفيذيين وغيرهم من موظفي المكتب الذين يحضرون التدريبات في الخارج يشمل حجز الفنادق ووسائل النقل الأخرى.
تسجيل محاضر الاجتماعات بدقة.
إجراء البحوث الأساسية وإعداد التقارير والتوصيات.
إعداد القوائم المالية والتقارير والمذكرات وخطابات الفواتير والمستندات الأخرى.
التعامل مع مهام مسك الدفاتر الأساسية.
حفظ واسترجاع سجلات الشركة ووثائقها وتقاريرها.
البحث وإجراء البيانات لإعداد الوثائق لمراجعتها وعرضها من قبل مجالس الإدارة واللجان والمديرين التنفيذيين.
استخدام برامج مختلفة بما في ذلك معالجة الكلمات وجداول البيانات وقواعد البيانات وبرامج العروض التقديمية.
الشروط :
درجة البكالوريوس في الإدارة أو ما يعادلها
سنوات الخبرة المطلوبة 2 سنوات خبرة
