مطلوب مساعد اداري في هيئة كفاءة الإنفاق والمشروعات الحكومية
المهام والمسؤوليات:
– يتابع العمليات اليومية لوظيفته لضمان استمرارية العمل
– يتبع جميع سياسات الإدارات والإجراءات والمعايير والتعليمات ذات الصلة لضمان تنفيذ العمل بطريقة متسقة وخاضعة للرقابة.
– يساعد في إعداد التقارير الصحيحة و في الوقت المطلوب لتحقيق متطلبات و معايير الهيئة.
– يضمن الامتثال بجميع سياسات وإجراءات السلامة والجودة والتنظيمية في وحدات الأعمال، من أجل ضمان سلامة الموظفين والامتثال باللوائح.
– يبحث باستمرار عن فرص التطوير والتحسين في سياسات وحدة الأعمال وإجراءاته وأنظمته وممارساته، مع مراعاة أفضل الممارسات الدولية، وخفض التكاليف وتحسين الإنتاجية.
المهام الفنية:
– القيام بالمهام الإدارية و الكتابية العامة بما في ذلك الطباعة والمراسلات وغيرها.
– الحفاظ على نظام حفظ النسخ الإلكترونية والورقية.
– استرجاع الوثائق من نظام الملفات.
– التعامل مع طلبات المعلومات والبيانات.
– حل المشكلات والاستفسارات الإدارية.
– إعداد ردود مكتوبة على الاستفسارات الروتينية.
– إعداد وتعديل المستندات بما في ذلك المراسلات والتقارير والمسودات والمذكرات ورسائل البريد الإلكتروني.
– جدولة وتنسيق الاجتماعات والمواعيد وترتيبات السفر لرئيس وحدة الأعمال أو الإدارة.
– إعداد جداول الأعمال للاجتماعات وإعداد الجداول الزمنية.
– تسجيل وتجميع وتدوين وتوزيع محاضر الاجتماعات.
– فتح وفرز وتوزيع المراسلات الواردة.
– الحفاظ على قوائم اللوازم المكتبية.
– تنسيق صيانة المعدات المكتبية.
– تنسيق والاحتفاظ بسجلات للموظفين والهواتف وطلب اللوازم المكتبية.
– تحديث وصيانة سياسات وإجراءات المكتب.
– العمل كمسؤول تواصل لأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.
– التواصل مع المساعدين التنفيذيين مع الطلبات والاستفسارات من كبار المديرين.
– العمل كوسيط بين الإدارات الأخرى والجهات الخارجية على حسب الحاجة، بما في ذلك الموظفين رفيعي المستوى مثل المدراء التنفيذين.
– تأدية أي مهام أخرى ذات صلة عند طلب المدير المباشر.
الشروط:
1- درجة الدبلوم أو البكالوريوس في المجالات الإدارية ذات الصلة.
2- خبرة لا تقل عن سنتين في الأعمال الإدارية خبرة في نفس المجال المهني والمجالات ذات الصلة.
