مطلوب سكرتير تنفيذي من الجنسين في شركة وطنية بالرياض
المهام الوظيفية :
تنفيذ الخطط و التعليمات و تنظيم و إدارة الشئون الخاصة بمكتب الإدارة العليا ومساعدة الرئيس التنفيذي في الأعمال الروتينية و التأكد من تطبيق النظام المعتمد بمكتب الإدارة العليا
الرئيس المباشر:
– أعضاء مجلس الإدارة
– المدير العام
– المدير التنفيذى
– مدير مكتب المدير العام (الرئيس المباشر)
المهام و المسئوليات:
– ينوب عن مدير مكتب المدير العام في حالة عدم تواجده بسبب ظروف السفر و المرض و الإجازات أو خلو المنصب
– إعداد جدول المواعيد و الأعمال الشهرى الخاص بالمدير العام و المدير التنفيذى
– إعداد الخطة الأسبوعية لأعمال المدير العام و المدير التنفيذى
– المحافظة على المظهر العام لمكتب الإدارة العليا من حيث النظافة و الترتيب
– إستقبال زوار الإدارة العليا و الترحيب بهم
– تنسيق جدول مواعيد المقابلات الخاص بالمدير العام و المدير التنفيذى
– تحرير و طباعة الخطابات و المكاتبات الخاصة بالإدارة العليا
– حفظ و صيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب الإدارة العليا بشكل يضمن سلامتها و سرعة إستدعائها
– إستلام و توجيه البريد و الفاكس الوارد باسم الإدارة العليا و عرضه على المختص و فهرسة هذه المستندات
– إستلام و توجيه و إرسال رسائل البريد الإليكترونى الخاصة بالإدارة العليا و فهرسة هذه الرسائل
– تسجيل البريد و الفاكس الصادر من مكتب الإدارة العليا و فهرسة الفاكسات الصادرة
– كتابة محاضر جميع الإجتماعات و الجلسات و التى يكون المدير العام أو المدير التنفيذى طرفاً فيها
– التحضير للإجتماعات الخاصة بالإدارة العليا أو الإجتماعات الدورية و تنسيق و تجهيز كل الوثائق و المستندات التى تخص موضوع الإجتماع
– مساعدة الإدارة العليا فى جميع الأعمال غير المدرجة فى هذا التوصيف بناءاً على طلب شخصى
– إستقبال و إجراء الإتصالات التليفونية الخاصة بمكتب الإدارة العليا و فهرسة أرقام التليفونات و العناوين
– تنظيم و فهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات و الأقسام الأخرى و عرضها على المدير العام أو المدير التنفيذى و متابعة قرار المدير العام أو المدير التنفيذى بشأنها و تسجيلها فى السجلات الخاصة بها
– التأكد من أن جميع الأجهزة المكتبية و الكهربائية فى حالة صالحة للعمل باستمرار و طلب مسئولى الصيانة من داخل الشركة و من خارجها و متابعة أعمال الصيانة لجميع الأجهزة المكتبية الموجودة بمكتب الإدارة العليا
– التأكد من توافر جميع الأدوات المكتبية و الكتابية للإدارة العليا و أفراد العمل بمكتب الإدارة العليا
– توجيه الدعوات للمشاركين فى الإجتماعات التى يدعو لعقدها المدير العام أو المدير التنفيذى و تسجيل ذلك على النماذج الخاصة
– حجز تذاكر السفر و الفنادق و بطاقات دخول المعارض الخاصة بالإدارة العليا و تنظيم رحلات العمل
– تعليم و توجيه أفراد السكرتارية المساعدين و الإرتقاء بمستواهم الوظيفى بما يؤهلهم لتحمل المسئولية بعد ترقيته و تقديم تقارير تقييم الأداء الخاصة بهم
– كتابة تقرير أسبوعى لبيان ما تم إنجازه من أعمال و ما تم تأجيله مع بيان السبب و رفعه لمدير المكتب
– جميع ما سبق ذكره يجب أن يتم طبقاً للإجراء الرسمى المعتمد للسكرتارية التنفيذية
– السكرتير التنفيذى مسئول عن حفظ جميع سجلات نماذج الجودة الخاصة بإجراء السكرتارية التنفيذية و جميع أعماله تخضع للمراجعة الداخلية
نطاق المسئولية و الإشراف:
السكرتير التنفيذى للإدارة العليا يجب أن يصدر أوامر التحميل و أوامر الشغل و هو مسئول و مشرف على كل من:
1. عامل النظافة
2. عامل البوفيه
3. السائق الخاص للمدير العام أو المدير التنفيذى
4. المساعدن المباشرون للسكرتير التنفيذى
5. المندوبين بمكتب المدير العام
الشروط :
• بكالريوس تجارة – قسم إدارة أعمال (عربى) – قسم إدارة أعمال (إنجليزى)
• بكالريوس تجارة خارجية – قسم إدارة أعمال – بكالريوس نظم معلومات إدارية
الدورات التدريبية:السكرتير التنفيذي للإدارة العليا يجب أن يكون قد إجتاز الدورات التدريبية التالية:
• مفاهيم نظم الجودة
• خبرة بأعمال السكرتارية لا تقل عن 5 سنوات منها سنة على الأقل فى وضع وظيفى مماثل (خبرة خارجية)
• خبرة ثلاث سنوات كسكرتير مساعد (خبرة داخل الشركة)
• اللغة العربية
بطلاقة تحدثاً و كتابة مع إجادة الكتابة التعبيرية
• اللغة الإنجليزية
جيد جداً على الأقل تحدثاً و كتابة مع إجادة الكتابة التعبيرية (Technical Writing)
• حفظ و إستدعاء المستندات و الوثائق (Filling Skills)
• تنظيم الإجتماعات و إعداد الأجندة و كتابة المحاضر (Organizing & Preparing for Business Meeting)
• التعامل مع أجهزة الحاسب الألى المكتبية و المحمولة بإحتراف
• التعامل مع برنامج (MS Word) بإحتراف و بسرعة كتابة لا تقل عن 40 كلمة/دقيقة
• التعامل مع برنامج (Outlook Express) بإحتراف
• التعامل مع برنامج (Power Point) و إعداد الشرائح و العروض التقديمية (Presentations)
• التعامل مع برامج تصفح الإنترنت بإحتراف
• التعامل مع أجهزة الطباعة و تصوير المستندات و الفاكسات و مفارم الورق و ماكينات التغليف بدرجة جيدة جداً
• مهارات إدارية متوسطة لإدارة من هم تحت نطاق إشرافه و توزيع الأعمال عليهم
• مهارات الإتصال الفعال و توصيل المعلومات للمتخصصين و لغير المتخصصين
• المقدرة على إنجاز وأداء أكثر من عمل فى توقيت واحد بدون إرتباك
• إعداد الصياغات التعبيرية المناسبة للمكاتبات باللغتين العربية و الإنجليزية
• الإنضباط فى المواعيد
• التركيز و المنطقية فى التفكير
• معدل ذكاء عالى
• هادىء الطباع و غير إنفعالى
• ألا يكون مريضاً بالسكر أو الضغط أو القلب أو القولون العصبى
• اللباقة فى الحديث و بشاشة الوجه
• حسن الإستماع و الفهم و إدراك المواقف بوعى و تركيز
• حسن المظهر و الأناقة
• القدرة على مواجهة المواقف الحرجة بحكمة
• لا يقل السن عند التعيين فى وظيفة سكرتير تنفيذى لمكتب المدير العام عن 25 سنة و لا يزيد عن 30 سنة
• لا تقل مدة العمل فى وظيفة السكرتير التنفيذى للإدارة العليا عن ثلاث سنوات و لا تزيد عن خمس سنوات
التقديم على الايميل بعنوان الوظيفة :
[email protected]
