مطلوب سكرتير تنفيذي بمجموعة سلمان في الدمام
المهام الوظيفية :
يدير جدول أعمال الترتيب والتعيينات للمدير التنفيذي في جميع الاجتماعات والمقابلات والزيارات والمناسبات والأنشطة العادية أو العادية.
مراجعة المراسلات والمعاملات التي يتم تسليمها لمكتب الرئيس التنفيذي والتأكد من صحتها بشكل منهجي وكتابة التفسيرات المطلوبة بشأنها وتقديمها أو إحالتها إلى مديري الإدارات ورؤساء الأقسام ذات الصلة ومتابعة الإجراءات التي تم اتخاذها.
حضور الاجتماعات مع الرئيس التنفيذي ، وتسجيل محاضر الاجتماعات لمتابعة أي مهام تتعلق بالرئيس التنفيذي ، وكذلك حضور بعض الاجتماعات نيابة عن الرئيس التنفيذي إذا طلب ذلك.
يدير نظام الاتصالات الداخلي والخارجي مثل استقبال المكالمات الهاتفية واستلام الرسائل والمعاملات والرد على البريد الإلكتروني والمراسلات وما إلى ذلك.
اتخاذ ترتيبات السفر للمديرين التنفيذيين
التعامل مع المستندات السرية لضمان بقائها آمنة
يقدم المعاملات والمراسلات إلى الرئيس التنفيذي.
مراقبة اللوازم المكتبية والتفاوض بشأن الشروط مع الموردين لضمان الطلبات الأكثر فعالية من حيث التكلفة
الاحتفاظ بالسجلات الإلكترونية والورقية لضمان تنظيم المعلومات وسهولة الوصول إليها
إجراء البحوث وإعداد العروض التقديمية أو التقارير على النحو المحدد
الشروط :
خبرة مثبتة كسكرتير تنفيذي أو دور إداري مشابه
ماهر في MS Office وبرامج المكتب الخلفي
معرفة متعمقة بإدارة المكاتب وإجراءات المحاسبة الأساسية وكذلك المفردات الفنية للصناعة ذات الصلة
الإلمام بأساليب البحث الأساسية وتقنيات إعداد التقارير
مهارات تنظيمية وإدارة الوقت ممتازة
قدرات اتصال وتفاوض متميزة
النزاهة والسرية
شهادة في إدارة الأعمال أو مجال نسبي
