مطلوب موظف استقبال في شركة إيكويفيا الشرق الأوسط وأفريقيا في الرياض
المهام الوظيفية :
ترتيب وجدولة الاجتماعات والمؤتمرات عن بعد مع الأطراف الداخلية والخارجية.
تنسيق جداول السفر تقديم توصيات لتوفير التكاليف والبدائل الفعالة.
قم بتجميع جداول أعمال الاجتماعات ، وأخذ المحاضر ووزعها ومتابعة نقاط العمل وتصعيد المشكلات عند الاقتضاء.
البحث بشكل مستقل وتجميع البيانات وتكوين كل من المراسلات والتقارير والعروض التقديمية الروتينية وغير الروتينية للمراجعة والمراجعة النهائية من قبل المدير. قد يتم التعامل مع العناصر الروتينية بشكل مستقل حسب تفويض المدير.
القيام بالمشاريع والبحث عن البيانات وإجراء الدراسات الخاصة التي تتطلب قرارات واستنتاجات مستقلة.
العمل كمصدر للمعلومات للإدارة ، والإجابة على الأسئلة وإجراء الإحالات كما هو مطلوب وإجراء البحوث المطلوبة.
المساعدة في تطوير وتصميم إجراءات إدارية محسنة لتعزيز المعالجة في الوقت المناسب وتقديم جميع النواتج الإدارية.
تطوير وتنفيذ تدفق عمل فعال ونظام تتبع استرجاع المعلومات عبر جميع المشاريع المعينة
تصفية المكالمات الهاتفية والبريد والبريد الإلكتروني. التشتت والتعامل حسب الاقتضاء.
استلام وتصوير وتوزيع وحفظ مجموعة متنوعة من المراسلات والتقارير الواردة والصادرة.
أداء واجبات أخرى كما هو مطلوب.
الشروط :
شهادة الدراسة الثانوية أو ما يعادلها
4 سنوات من الخبرة ذات الصلة. أو ما يعادله من مزيج من التعليم والتدريب والخبرة
معرفة تطبيقات Microsoft Office.
القدرة على التعامل مع الأمور الروتينية.
القدرة على ممارسة الحكم ضمن الإجراءات والممارسات لتحديد الإجراء المناسب.
القدرة على العمل ضمن مبادئ توجيهية وإجراءات محددة جيدًا.
القدرة على تحديد أولويات أعباء العمل الخاصة للوفاء بالمواعيد النهائية.
القدرة على العمل بشكل مستقل وإدارة الوقت بكفاءة.
القدرة على إقامة والحفاظ على علاقات عمل فعالة مع زملاء العمل والمديرين والعملاء.
