مطلوب سكرتير تنفيذي في شركة بيانات الخليج في الدمام
المهام الوظيفية :
إدارة تقويم الرئيس التنفيذي مع ضمان ترتيب جميع المواعيد والأنشطة بدقة.
حضور الاجتماعات والاحتفاظ بالدقائق.
التعامل مع وتحديد أولويات جميع المراسلات الصادرة والواردة والإجراءات المطلوبة لذلك.
التعامل مع المستندات السرية لضمان بقائها آمنة
بدء المراسلات التجارية والشخصية
المتابعة المنتظمة مع الإدارة والمديرين في الأمور المعلقة.
تحديد أولويات المهام وترتيب المستندات الداعمة للمؤتمرات والمناسبات الخاصة التي تم تسجيل مشاركة الرئيس التنفيذي فيها.
ضمان الجدولة المنتظمة لاجتماعات الإدارة وتسليم تعليمات الرئيس التنفيذي لكبار الموظفين.
ترتيب لقاء مع كبار المديرين التنفيذيين لشركات أخرى مختلفة مع الوثائق المرجعية المناسبة.
ترتيب جلسة إحاطة للرئيس التنفيذي من قبل كبار التنفيذيين قبل اجتماعات مجلس الإدارة واللجان.
تحليل والتحقق من صحة واكتمال وجاهزية جميع الوثائق لتوقيع موافقة الرئيس التنفيذي.
ترتيب مؤتمرات الفيديو وحجز قاعات اجتماعات في مواقع مختلفة محليًا ودوليًا لاجتماعات الإدارة العليا للشركات.
التنسيق مع وكلاء السفر لترتيب رحلات العمل والحجوزات والترتيبات اللوجستية الأخرى للمدير التنفيذي لضمان حسن التنظيم والملاءمة.
إعداد جميع الوثائق المطلوبة والتنسيق مع الوكلاء لتأمين الوثائق المطلوبة ومراقبة تقدم طلبات التأشيرة للمدير التنفيذي. تقديم دعم شخصي للمظهر إذا لزم الأمر.
الشروط :
يبرع في مايكروسوفت أوفيس.
معرفة متعمقة بإدارة المكاتب وإجراءات المحاسبة الأساسية بالإضافة إلى المفردات الفنية للصناعة ذات الصلة.
الإلمام بأساليب البحث الأساسية وتقنيات إعداد التقارير.
قدرات تواصل وتفاوض متميزة.
النزاهة والسرية.
شهادة في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
3-5 سنوات خبرة.
